手紙マナー

お詫び・お断り・苦情

お詫びの手紙の書き方

どのような事情にせよ、お詫びの手紙というのは書きづらいものです。だからといって先のばしにすると、状況は余計に悪化してしまいます。深く考え込みすぎて、筆を止めてしまうより、まずは頭語、時候の挨拶と、書き出すことにしましょう。主文のお詫びの部分には、まず、お詫びをしなければならない事情、謝罪の気持ち、今後どのように対応するかの3点を書き記します。あまりクドクドと具体的に書いてしまうと、かえって逆効果となる場合もあるので、簡潔に書くようにしましょう。たとえば「先日、○○では、大変な失礼をしてしまい、申し訳ありませんでした」と書くだけでも、相手には伝わりますし、十分といえるでしょう。もちろん、なぜそのようなことをしてしまったのかなど、多少の弁解は必要ですが、あまり言い訳がましくならないようひと言、ふた言にとどめるのが肝心です。そして、今後の対応など具体策を最後に触れて結ぶことになります。借りていたものを紛失したような場合には、最後に弁償について触れ、謝罪しましょう。とにもかくにも、お詫び状の場合、早急に反省の意を伝えておくと、後日会ったときに、スムーズにお詫びをいいやすいので、なるべく早く簡潔な文面で送ることが大切です。

お断りの手紙の書き方

お断りをする状況というのは、当然ながら相手からの依頼や勧誘、ご招待などが事前にある場合に生じますので、相手が返事を待っている可能性があります。ですので、なるべく早く書いてお断りするのが、誤解を招かずに済んでよいでしょう。また、そのほかのポイントとしては、きちんと理由を示してお断りをするという点にあります。時には、多少、脚色してでも、理由を示し、そのうえで、相手の意に添えない旨をひと言詫びる言葉で締めると、今後のつきあいに影響せずに断ることができるでしょう。なお、お断りの場合には、あまり形式ばった言葉で書くとよそよそしく、場合によっては悪い印象を持たれてしまうので、誠意を伝えたい場合には、自分の言葉で書くように心がけるとよいでしょう。

苦情の手紙の書き方

苦情の手紙の場合、相手に原因があるわけですから、書きたいことはたくさんあるかと思いますが、あまり感情的に書くと、返ってこじれてしまうことにもなりかねません。大人の対処としては、やはり冷静に事情を説明し、対策や改善をお願いすべきでしょう。ポイントとしては、相手を責めるのではなく、相手の良心に訴えかけて、自発的に改善へと促すことです。もちろん、相手が悪質なケースではそうもいってはいられませんが、苦情をいったあとに関係が悪化することのないよう、配慮が必要です。書式としては、時候の挨拶は必要ありませんので、「前略」から入るか、頭語抜きで「突然お手紙を差し上げる失礼をお許しください」というように書き始めるとよいでしょう。なお、苦情の場合、のちのち法的トラブルに発展することもありますので、手紙は、出す前にコピーするなどして手元に残すようにしましょう。